104學習精靈
104人力銀行 / 萬通教育股份有限公司 / 課程規劃師 / 符合度分析
課程規劃師 萬通教育股份有限公司
學歷
未具備
專科
經歷
不拘
有已符合的經歷忘了填寫嗎？記得定期
更新履歷 喔
履歷寫好，才有足夠資料分析喔！
戳我完善履歷➔
學習推薦
不知如何開始學習嗎？ 先進行技能挑戰吧～
我要挑戰
行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色，卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點，到整理報銷資料、管理文件與應對信件，每件事都看似「小事」，但積起來卻讓人喘不過氣。
以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點，並針對每一類任務推薦對應的AI工具，幫你提升效率、減輕壓力，讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
一、日程安排與時間管理
痛點：開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
🔧 推薦工具：
* Calendly：一鍵排會，避免反覆溝通時間
* Motion / Reclaim.ai：自動安排最適合工作的時間段，兼顧效率與休息
* Trevor.io：幫你把任務轉進日曆，還會主動提醒
二、會議管理
痛點：邊開會邊做筆記，容易漏掉重點或待辦項目
🔧 推薦工具：
* Otter.ai / Fireflies.ai：會議紀錄＋行動項目自動摘要
* Zoom AI Companion：開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
* Vowel：整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
三、Email 管理
痛點：郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
🔧 推薦工具：
* Front / Superhuman：幫你快速分類、處理、回覆信件
* Boomerang / EmailTree AI：設定追蹤提醒、自動回應常見信件
四、文件與合約管理
痛點：版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
🔧 推薦工具：
* Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI：幫你寫、幫你改，還能依照語氣調整
* DocuSign Gen：合約自動生成與版本管理
* Grammarly Business：文筆更專業、品牌語調一致
五、訪客與客戶接待
痛點：登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
🔧 推薦工具：
* Envoy / Proxyclick：數位化訪客管理與登記
* VisitorsCRM / MeisterTask：整合客戶資料與後續聯繫任務
六、差旅與費用報銷
痛點：出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
🔧 推薦工具：
* TripActions：差旅預訂最佳化
* Expensify / Zoho Expense / Ramp：拍照即報帳，自動歸類與費用分析
七、資料輸入與整理
痛點：手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
🔧 推薦工具：
* ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur：OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
* Zapier：自動化整合表單、雲端資料與工作流程
八、辦公室管理
痛點：會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
🔧 推薦工具：
* Managed by Q / Eden：整合型辦公空間管理
* OfficeSpace / Skedda：智慧空間預訂系統
九、團隊溝通與協作
痛點：跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
🔧 推薦工具：
* Slack AI / Microsoft Loop：智慧訊息摘要、快速協作
* Notion AI / Asana**：任務追蹤、知識整合一站完成
十、AI 個人助理
痛點：需要快速處理多樣工作，卻缺乏即時幫手
🔧 推薦工具：
* ChatGPT / Claude / x.ai**：從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
🌱 如何開始導入AI工具？行政助理的實施建議
1. 聚焦高負擔任務：先從最常加班、最花時間的工作入手
2. 工具整合為優先：挑選能與你現有系統整合的工具
3. 逐步導入、邊用邊學：避免一次更換太多流程
4. 注重資料安全：選擇有良好隱私與資安機制的服務
5.*內部培訓：給行政同仁足夠時間熟悉新工具
✅ 結語：讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
AI 並不會取代行政助理，但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具，不只讓工作更快更準，也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務，成為團隊中不可或缺的核心角色。
現在，就從一個工具開始試試看吧，升級你的行政力，從繁瑣中解放，從此事半功倍！
3
0
873 2
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
如何優雅地薪資談判很重要💰
永遠要開口問，絕不要默默假設
💼 你已經成功闖過了層層面試關卡，現在，錄取通知書擺在你眼前。接下來，就是讓許多人緊張冒汗的一步：薪水談判（Salary Negotiation）。
但真相是——這正是你為自己價值（Value）發聲、爭取（Advocate）權益的最佳時刻！
🎯 為什麼薪資談判很重要？
許多求職者因為害怕被認為貪心或不知感恩，選擇直接接受第一個提議。
但你知道嗎？其實企業本來就預期會有談判！
主動談判，反而展現了你的專業度、自信與自我認知，也證明你了解自己的市場價值。
💡 自信談薪的三大關鍵技巧
1. 做好功課（Do Your Homework）
📚Before any negotiation, knowledge is your power. Research average salaries for your role, experience level, and city. Use platforms like Glassdoor, LinkedIn, or local industry reports. Go into the conversation knowing what a competitive offer looks like in your market. 在談判前，資訊就是你的最佳武器。研究你的職位、年資及所在城市的平均薪資水準。善用 Glassdoor、LinkedIn、或當地產業報告等資源，了解市場行情。
🎯 Tip: Create a range, not a fixed number. This gives you room to move and shows you’re informed, not rigid.小提醒：設定一個薪資範圍（而不是死板的一個數字），這樣不僅展現你對市場有研究，也保留了談判空間。
2. 永遠別急著接受第一個報價（Never Accept the First Offer）
🚫 As tempting as it is to say “yes” right away, pause. Even if the offer sounds good, always ask a simple but powerful question:
“Is there flexibility in this offer?”
Most companies build room into their initial number, and asking could lead to more money, better benefits, or both.
再怎麼誘人的條件，都別急著馬上說「好」。
請禮貌地詢問一句關鍵問題：
👉 「這個條件有沒有彈性（Flexibility）呢？」
很多公司在初步報價時，都保留了談判空間。輕輕一問，很可能為你帶來更好的薪資、福利，或兩者兼得！
3. 強調你的獨特價值（Highlight Your Unique Value）
💬When you counter, make it personal and purposeful. Don’t just ask for more—explain why you’re worth it. Frame your request in terms of what you bring to the table: your skills, achievements, and impact. Show how investing in you pays off for them.在提出反建議時，不要只說「我想要更多」。而是要有理有據地表達：你為什麼值得。用你的技能、成就、以及未來能帶來的影響來支持你的要求。呈現你的價值主張，讓對方明白：投資你，是划算且聰明的選擇。
🎯 心法轉換：把談判想成雙贏的價值交換，而不是針鋒相對的對抗。
🧠 心態提醒：這不是強求，而是專業表現
薪資談判並非爭鬥，而是雙方溝通、尋求合理共識的過程。
保持冷靜、友善又堅定的態度。
記住：自信是會傳染的——當你自己相信自己的價值，別人也會更願意給予你應得的待遇！
📝 英中對照詞彙表
Salary Negotiation：薪水談判
Flexibility：彈性
Value：價值
Advocate：爭取
🔔 最後提醒：
你不會自動得到你「應得的」，你得到的是你「爭取到的」。
所以下次談薪水時，記得：勇敢開口，別自己假設。
若你想跟著老師一起學習更多英語技巧:
🔔查看《人脈×英語力：商務社交英語全攻略》
📆日期: 2025/6/4~2025/7/9
(此貼文由ITI講師Bob撰寫)
1
0
973 0
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
模擬面試 讓你「練」上成功之路🛣️
排練、調整、再來一次！
模擬面試（Mock Interview） 是準備正式面試最有效的方式之一。就像上台前的彩排，它讓你有機會反覆練習答案、調整表達方式、累積自信，讓你在真正上場時**更有底氣、少緊張、答得好！**以下是讓模擬面試發揮最大效益的秘訣：
🎭 模擬面試的高效練習法 How to Maximize Your Mock Interview Practice:
1. 找一位「面試官」來練習（Grab a Partner）
👥Ask a friend, mentor, or family member to act as the interviewer. This allows you to simulate a realistic interview environment and get feedback on your responses, body language, and overall presentation. 邀請朋友、導師或家人擔任模擬面試官，營造真實的對話情境，並從他們的回饋中學習改進。
🎯 Tip: Choose someone who can give you honest, constructive criticism. It’s important to work with a partner who can point out areas for improvement, not just tell you what you want to hear. 提醒：選擇願意給你「真心建議」的人，不只是聽好話，更重要的是聽到可以提升的地方。
💡 Bonus Tip: If you don’t have someone to help, consider using an online tool that provides mock interviews with automated feedback or seek out professional interview coaching. 加分秘訣：如果身邊沒人可以協助，也可以使用線上模擬面試工具或尋求專業面試教練的協助。
2. 錄影回看，自我分析（Record Yourself）
📹 Use your phone or a camera to record your mock interview. When you watch the recording, you can analyze your responses, tone of voice, body language, and even the words you choose. 利用手機或電腦錄下模擬面試，之後回放觀察自己的表現，從語調、肢體語言到用詞都能一目了然。
🎯 Tip: Pay attention to things you might miss in the moment, like speaking too fast, fidgeting, or using filler words. Watch your body language—are you confident? Do you appear engaged or distracted? 小提醒：注意那些當下不容易發現的問題，例如語速太快、手部動作太多、使用過多「嗯」「啊」等填充詞等。
💡 Bonus Tip: Record several mock interviews and compare your progress. Are you getting more natural and confident with each one? Use this data to track your improvement and pinpoint areas that need further practice. 加分秘訣：錄幾次不同的模擬面試，觀察自己的進步軌跡。越練越自然、越有自信，就是最大的成就感！
3. 針對「棘手問題」反覆練習（Focus on Tough Questions）
😰 Prepare for the challenging questions that often trip up candidates, such as “Why should we hire you?” or “What’s your biggest weakness?” These can be difficult to navigate, but with practice, you’ll learn how to handle them smoothly.準備好那些最容易讓人卡住的問題，例如「為什麼我們該錄用你？」或「你的最大弱點是什麼？」透過練習，你可以更自如地應對這些高難度題。
🎯 Tip: For the “Why should we hire you?” question, tailor your answer to highlight your strengths and how they match the company’s needs. For the “biggest weakness” question, avoid giving a fatal flaw. Instead, focus on a weakness you’re actively working to improve. 小提醒：對於「為什麼錄用你？」這類問題，請聚焦在自身優勢與企業需求的連結。至於「弱點」問題，不要給出致命缺陷，而是提到你正在努力改善的一項技能。
💡 Bonus Tip: Practice your answers out loud, even if it’s just in front of a mirror. This will help you feel more comfortable and confident when you need to deliver the answer in front of a real interviewer. 加分秘訣：就算只是對著鏡子，也請大聲練習你的回答。這能有效幫助你在正式面試時更順暢地表達。
🎯 關鍵提醒
練得多，就不怕當場腦袋空白。 模擬面試讓你不只是練習回答，更能讓你熟悉面試流程、增強信心。到了真正上場那天，你只需要專注做自己，不再為「該怎麼回答」而焦慮！
💡 額外資源
🎥 模擬真實場景：試著讓練習情境越像正式面試越好，例如穿著正式服裝、坐在桌前、跟隨完整面試流程。越逼真，效果越好！
🗣️ 主動要求具體回饋：請模擬面試官針對表現提供明確建議，例如：「我講話聽起來有自信嗎？」或「我的回答清楚嗎？」
👥 更換面試對象：練習過幾次後，可以找不同的人模擬面試，不同人問問題的方式不同，能幫助你適應多元面試風格。
📝 英中對照詞彙表
Mock Interview：模擬面試
Rehearse：排練
Analyze：分析
Tricky Questions：棘手問題
若你想跟著老師一起學習更多英語技巧:
🔔查看《初級商務英語 (第一期)》
📆日期: 2025/5/29~2025/7/3
(此貼文由ITI講師Bob撰寫)
2
0
1598 0
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
Excel DATEDIF 函數：輕鬆計算日期差異的強大工具
想要在 Excel 中快速計算兩個日期之間相隔的年數、月數或天數嗎？DATEDIF 函數就是您的最佳選擇！這個功能強大的日期計算工具不僅可以幫您輕鬆處理時間差計算，還能靈活應用於各種日期相關的分析任務。延伸功能倒數日期文章內也有介紹，讓我們一起深入了解這個實用的 Excel 函數，掌握日期計算的竅門！
DATEDIF
➤功能：計算兩個日期之間相隔的年數、月數或天數
➤語法：= DATEDIF（開始日期，結束日期，參數）
➤舉例：=DATEDIF(A2,B2,"y")，表示從2024/8/5到2026/8/17總共有2年，而如果想知道從開始到結束有幾天，可以更改參數從"y"變成"d"
補充說明
=YEAR(B3)-YEAR(A3)，表示從2024/8/1-2027/8/13總共有3年，以此類推
另外，也可以在excel上計算倒數日期
🔍歡迎在104學習精靈關注【超級辦公室達人】獲得更多實用的小技巧
✨如果喜歡這篇文，也歡迎免費加入共學✨
1
2
19951 4
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
產品
04/30 23:03
【只有一場。免費報名】外語面試5大禁忌：外商HR不會告訴你的錄取標準→
⚡ 【線上直播】Amazon經理揭秘！5大面試禁忌與錄取標準 ⚡
講座設計幫你突破外語面試障礙，協助你的外商求職之路，
讓你認識一群志同道合的新朋友！
📅 活動時間：2025.05.28（三）21:00 - 22:00
📝 直播內容說明：
✓ 掌握外商面試的隱形規則與評分標準
✓ 避開台灣人常犯的5大面試致命錯誤
✓ 學會30秒內完成有說服力的結構化回答
✓ 習得跨文化溝通技巧，增加面試官共鳴
✓ 獲得實用的面試準備清單與資源
【趕緊來報名吧】
1
0
1438 2
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
不知如何開始學習嗎？ 先進行技能挑戰吧～
我要挑戰
